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„500-Tage-Regel“ für die Cloud-Datenbank

Die Cloud-Datenbank der Fachdienste ist eine wesentliche Verbesserung der Dokumentationsmöglichkeiten für die Fachdienste und eine enorme Verbesserung der Datensicherheit.

Vor der Einführung der cloud-basierten Datenbank für die Fachdienste wurde diese mehrfach von Datenschutzbeauftragten auf ihre Datensicherheit geprüft.

Ein Merkmal der Datensicherheit ist dabei nicht nur die Sicherheit bei der Erfassung und Sammlung von Daten, sondern auch deren „Löschung„. Die vorhandene Cloud-Lösung bietet hierbei den Vorteil, dies zentral für alle Datensätze über eine einstellbare „Lebenszeit“ zu administrieren. Demnach werden Datensätze nach dem Ablauf einer bestimmten Dauer wieder automatisch aus dem System genommen und somit die Datensicherheit erhöht (da sich der Anwender/die Anwenderin nicht selbst um die Löschung der Daten zu kümmern braucht und der Automatismus Fehler bei der Löschung vermeiden helfen kann).

Als wir die Cloud-Datenbank 2019 programmierten und vor der Gesamteinführung in Bayern in einem kleineren Kreis ausführlich getestet hatten, wurde auch die automatische Löschung der Datensätze berücksichtigt. Da es sich noch um den Versuchsvorlauf handelte, wurde die „Lebensdauer“ der Datensätze damals auf 320 Tage begrenzt. Dies ermöglichte ausreichende Zeiträume für den Test und Entwicklung der Datenbank.

Mit Abschluss des ersten Berichtsjahres 2020 hat sich dieser Zeitraum von 320 Tagen bis zur automatischen Löschung von Datensätzen manchmal aber als zu kurz erwiesen.

Wir haben uns nun, nach dem Abschluss der Auswertungen für 2020, dazu entschlossen, die Lebensdauer der Datensätze einheitlich auf 500 Tage zu verlängern. Dies betrifft den Bereich der „Aufträge“ ebenso wie den Bereich „Tätigkeiten“. Der Bereich „Kindertagesstätten“ in der Datenbank ist hiervon nicht betroffen, da er keine sicherheitsrelevanten Informationen enthält. Dort gilt unverändert eine „lebenslange“ Aufbewahrungsfrist.

Ein neu angelegter Auftrag wird mit seinen Tätigkeiten von nun an für 500 Tage im System gehalten. Dies sollte in aller Regel ausreichend sein, einen Auftrag umfassend zu dokumentieren. Nach diesen 500 Tagen wird er automatisiert aus dem System genommen.

Die Cloud-Datenbank beinhaltet in ihrem Sicherheitskonzept mehrere Ebenen der Datensicherheit und des Datenzugriffs. Die automatisierte Löschung der Daten nach 500 Tagen betrifft die Ebene der Anwender. Für eine endgültige und nicht mehr umkehrbare Löschung aus dem System sind weitere administrative Schritte notwendig. Die Datensicherheit für die Jahresstatistiken der Kolleginnen und Kollegen ist damit gewährleistet.

Datenbank der Fachdienste – aktueller Stand

Für das zurückliegende Berichtsjahr 2020 konnten im Früjahr 2021 nun erstmals die statistischen Jahresberichte der Fachdienste anhand der Daten aus der Cloud erstellt werden.

Mit Einführung der cloud-basierten Datenbank konnte ein hohes Maß an Daten-Sicherheit erreicht werden, da für die zentrale Datenbank der Fachdienste zum einen ein qualitativ hochwertiger Cloud-Anbieter verwendet werden konnte und zum anderen die Datensicherheit von Einzelgeräten auf einen zentralen Server übertragen und geprüft wurde.

Im Gegensatz zu allen Vorjahren konnten damit auch die statistischen Jahresberichte zentral über die Administration der Datenbank erstellt und den Fachdienstkolleginnen übergeben werden. Für viele Kolleginnen wurde die Erstellung der Jahresstatistik damit wesentlich vereinfacht. Sie wurden den Kolleginnen in einer persönlichen Zusammenstellung der Daten bis Ende März 2021 zugesandt. Auf Wunsch erfolgte auch eine einrichtungsbezogene Zusammenfassung der Daten für einen einzelnen Standort aus mehreren Einzelberichten.

Auch die Zusammenfassung der Einzelberichte zu einem bayernweiten Gesamtbericht aller Fachdienste für das Jahr 2020 konnte nun erstmal zentral über die Cloud erstellt werden.

Für die Zukunft ist geplant, die Auswertung der Cloud-Daten von der aktuellen „Excel-basierten“ Berechnung auf eine „SQL-basierte“ Programmierung umzustellen. Dies könnte in einem weiteren Schritt dann auch schnellere Auswertungen der Daten beinhalten, die jede Kollegin von ihrem Arbeitsplatz aus abrufen könnte.

Ich möchte mich bei allen beteiligten Kolleginnen und Kollegen für die Geduld bedanken, die eine solche Umstellung der Systeme erfordert hatte.

Mein Dank gilt auch der Arbeitsstelle Frühförderung für die fachlich-inhaltliche Begleitung und Unterstützung sowie dem Referat II 4 des Bayerischen Sozialministerium für Familie, Arbeit und Soziales für die Möglichkeit, diese Ideen und Umstellungen auch realisieren zu können.