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„500-Tage-Regel“ für die Cloud-Datenbank

Die Cloud-Datenbank der Fachdienste ist eine wesentliche Verbesserung der Dokumentationsmöglichkeiten für die Fachdienste und eine enorme Verbesserung der Datensicherheit.

Vor der Einführung der cloud-basierten Datenbank für die Fachdienste wurde diese mehrfach von Datenschutzbeauftragten auf ihre Datensicherheit geprüft.

Ein Merkmal der Datensicherheit ist dabei nicht nur die Sicherheit bei der Erfassung und Sammlung von Daten, sondern auch deren „Löschung„. Die vorhandene Cloud-Lösung bietet hierbei den Vorteil, dies zentral für alle Datensätze über eine einstellbare „Lebenszeit“ zu administrieren. Demnach werden Datensätze nach dem Ablauf einer bestimmten Dauer wieder automatisch aus dem System genommen und somit die Datensicherheit erhöht (da sich der Anwender/die Anwenderin nicht selbst um die Löschung der Daten zu kümmern braucht und der Automatismus Fehler bei der Löschung vermeiden helfen kann).

Als wir die Cloud-Datenbank 2019 programmierten und vor der Gesamteinführung in Bayern in einem kleineren Kreis ausführlich getestet hatten, wurde auch die automatische Löschung der Datensätze berücksichtigt. Da es sich noch um den Versuchsvorlauf handelte, wurde die „Lebensdauer“ der Datensätze damals auf 320 Tage begrenzt. Dies ermöglichte ausreichende Zeiträume für den Test und Entwicklung der Datenbank.

Mit Abschluss des ersten Berichtsjahres 2020 hat sich dieser Zeitraum von 320 Tagen bis zur automatischen Löschung von Datensätzen manchmal aber als zu kurz erwiesen.

Wir haben uns nun, nach dem Abschluss der Auswertungen für 2020, dazu entschlossen, die Lebensdauer der Datensätze einheitlich auf 500 Tage zu verlängern. Dies betrifft den Bereich der „Aufträge“ ebenso wie den Bereich „Tätigkeiten“. Der Bereich „Kindertagesstätten“ in der Datenbank ist hiervon nicht betroffen, da er keine sicherheitsrelevanten Informationen enthält. Dort gilt unverändert eine „lebenslange“ Aufbewahrungsfrist.

Ein neu angelegter Auftrag wird mit seinen Tätigkeiten von nun an für 500 Tage im System gehalten. Dies sollte in aller Regel ausreichend sein, einen Auftrag umfassend zu dokumentieren. Nach diesen 500 Tagen wird er automatisiert aus dem System genommen.

Die Cloud-Datenbank beinhaltet in ihrem Sicherheitskonzept mehrere Ebenen der Datensicherheit und des Datenzugriffs. Die automatisierte Löschung der Daten nach 500 Tagen betrifft die Ebene der Anwender. Für eine endgültige und nicht mehr umkehrbare Löschung aus dem System sind weitere administrative Schritte notwendig. Die Datensicherheit für die Jahresstatistiken der Kolleginnen und Kollegen ist damit gewährleistet.