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wie erstelle ich die Abfrage für meinen Bericht aus der Cloud ?

Für die Datenbank in der Cloud gibt es kein individuelles Abfragetool. Um die Daten auszuwerten, müssen sie aus der Cloud exportiert, und anschließend statistisch aufbereitet werden. Hierzu sind nach dem Sicherheitskonzept der Cloud administrative Rechte notwendig.

Um einen Bericht über die Daten aus der Cloud für den jeweiligen Mitarbeiter und Standort zu bekommen, kontaktieren Sie bitte den Administrator.

Berichte können über jeden Zeitraum von der jeweiligen Kollegin abgerufen werden.

Sollen alle Kolleginnen vom gleichen Standort jede für sich die Kindergärten in der Datenbank anlegen ?

Nein, alle Kolleginnen vom gleichen Standort / Einsatzort sollen die Liste „ihrer“ Kindergärten gemeinsam anlegen. Zu diesem Zweck habe ich alle Nutzerinnen aus einem Standort zu einer gemeinsamen Gruppe zusammengeschlossen. Wird in dieser Gruppe von einer Nutzerin eine neue Kita in der Datenbank angelegt, wird sie von mir als Administrator für die gesamte Gruppe freigeschaltet und steht somit allen Kolleginnen vom gleichen Standort zur Verfügung. Eine bestimmte Kita muss also NICHT von einer jeden Kolleginnen des Standortes erneut eingegeben werden.

Leider lässt sich diese Freigabe für die Gruppe nicht standardisieren oder automatisieren, denn dazu sind nach den Schutzbestimmungen der Datenbank administrative Rechte notwendig. Daher kontrolliere ich jeden Tag (spätestens jeden zweiten Tag) die Liste der Kitas in der Datenbank und kann dann die neuen Einträge entsprechend für die Gruppe freischalten.

Kommt es hierbei zu Wartezeiten oder wird eine bestimmte Tagesstätte nicht für die Gruppe frei gegeben, dann informieren Sie mich bitte per email.

Muss ich für Kinder und Kindertagesstätten die anonymisierten Schlüssel notieren ?

Nein. Nur die Kinder werden anhand der von der Datenbank erzeugten Zahlen- und Ziffernfolge anonymisiert. Daher muss außerhalb der Datenbank eine Dekodierung von Schlüssel und Echtname erfolgen und zu diesem Zweck sollte eine Liste mit den Schlüsseln der Kinder und deren echten Namen von jeder Benutzerin angelegt und sicher aufbewahrt werden.

Für die Kindertagesstätten ist das nicht notwendig. Sie erhalten zwar von der Datenbank ebenfalls einen Schlüssel, dieser dient jedoch nur der eindeutigen Identifizierung und Zuordnung der Datensätze. Im Gegensatz zu den Kindern werden die Klarnamen der Kindertagesstätten in der Datenbank angezeigt.

wie kann ich Tätigkeiten zu Aufträgen aus 2019 in die Cloud eingeben ?

Wie bei unseren Seminaren zur Cloud in der Arbeitsstelle Frühförderung besprochen, werden die Tätigkeiten zu den Aufträgen aus 2019 weiterhin in das tablet des Ministeriums eingetragen. Sie erscheinen damit nicht in der Cloud, sondern müssen am Ende des Jahres noch einmal über das tablet ausgewertet werden.
Ausnahme: ein bis zwei tablets sind inzwischen defekt. Die betreffenden Kolleginnen konnten die Daten in die Cloud ausnahmsweise nachtragen.

wie kann ich Tätigkeiten ohne Auftrag eingeben ?

In den meisten Fällen wird es zu den Tätigkeiten eines Fachdienstes auch einen auslösenden Auftrag aus den Kitas geben. In einigen seltenen Fällen kann es aber auch Tätigkeiten OHNE eine speziellen Auftrag geben – zum Beispiel Beratungen, die erst einen konkreten Auftrag nach sich ziehen werden.

In diesen spezifischen Fällen bietet es sich an, die Tätigkeiten OHNE zugehörigen Auftrag / Kindergarten zu speichern. Dazu öffnet man statt der Ansicht „Aufträge“ die Ansicht „Tätigkeiten“. Dies geschieht durch das Dropdown-Menu in der Hauptansicht, oben links. Dort können dann wie bei allen auftragsgebundenen Tätigkeiten alle Optionen gewählt werden.

wie kann ich Tätigkeiten zu einem Auftrag hinzufügen ?

es gibt zwei Möglichkeiten, die Tätigkeiten in die Datenbank einzutragen:

  1. aus der Auftragsansicht heraus die Tätigkeiten hinzufügen. Alle Tätigkeiten werden diesem geöffneten Auftrag zugeordnet.
  2. öffnen der Ansicht „Tätigkeiten“ und Eingabe der Tätigkeiten. Der Auftrag, dem die Tätigkeit gilt, muss zugeordnet werden. Ausnahme: auftragsunabhängige Tätigkeiten wie z.B. Elternabende in Kitas oder Jahreshauptversammlung, etc.

In den meisten Fällen wird die erste Variante benutzt werden.

  • öffnen Sie aus der Liste der Auftragsübersicht den betreffenden Auftrag
  • Sie befinden sich in der Leseansicht des Auftrages. Sie können nun oben rechts die Schaltfläche „erstellen…“ verwenden. Dort erscheint der Punkt „Tätigkeiten“